Как правильно оформить аренду зала для конференции?

Сотрудники государственных организаций и частных компаний вынуждены постоянно совершенствовать свой профессиональный уровень на различных тренингах и семинарах. Эффективность такого обучения зависит не только от программы семинара, но и от того, в каких условиях он проходит. Обеспечить наиболее комфортабельные условия проведения подобных мероприятий поможет аренда зала для конференций, благодаря этой услуге руководителям компаний нет необходимости содержать собственный зал, а организовывать конференции можно в любое время.

Почему аренда зала для конференций стала настолько популярной услугой?

Арендой все чаще пользуются как крупные компании, так и небольшие фирмы, что неудивительно, ведь, аренда зала для конференций отличается широким спектром преимуществ:

• комфортабельные условия для размещения участников – конференц-залы оснащены удобными креслами и кондиционерами, которые поддерживают приятный микроклимат в помещении;
• наличие необходимого оборудования для проведения конференции – проектор, компьютеры, пульты для голосования и дистанционного управления, микрофоны и другое оборудование;
• привлекательное оформление интерьеров, что также способствует более эффективному усвоению учебного материала.

Кроме того, при аренде зала для конференций можно воспользоваться и дополнительными услугами, например, заказать сопровождение мероприятия квалифицированными переводчиками, подключение помещения к беспроводному интернету и организовать небольшие фуршеты и перекусы. Эти услуги не включены в стоимость аренды, их приходится оплачивать отдельно.

Правила выбора конференц-зала

Услуги по аренде зала для конференций предлагают гостиницы, бизнес-центры, загородные комплексы и другие объекты. В связи с этим возникает проблема выбора оптимального помещения. Для ответа на этот вопрос необходимо учесть несколько аспектов.

Вместимость

Существуют конференц-залы, которые вмещают в себя от нескольких десятков до нескольких сотен человек. Лучше всего взять в аренду зал для конференций, вместимость которого на 10% больше, чем количество участников мероприятия. Такое помещение имеет необходимый запас на случай прихода гостей, при этом стоимость аренды будет значительно меньше, чем если бы вы арендовали более просторное помещение. К числу преимуществ такого выбора можно отнести еще и отличную акустику, благодаря которой участники мероприятия будут хорошо слышать друг друга даже без наушников и микрофонов.

На выбор вместительности зала оказывает влияние не только количество приглашенных, но и расстановка стульев и кресел, способ рассадки людей, эти особенности оговариваются с арендодателем предварительно.

Расположение

Очень часто такие мероприятия затягиваются не на один день, причем участники конференции прибывают даже из других городов. В связи с этим местонахождение конференц-зала приобретает критически важное значение. Предпочтительнее будет аренда залов для конференций, которые имеют хорошую транспортную инфраструктуру и расположены неподалеку от аэропорта или железнодорожного вокзала.

Спрос на такие помещения большой, поэтому без помощи профессионалов арендовать конференц-зал будет непросто. Гораздо удобнее и быстрее воспользоваться услугами специализированных компаний, например, в Санкт-Петербурге и Ленинградской области помощь в поиске такого помещения и оформлении его аренды оказывает компания «Золотой ключ и Ко», специалисты которой учитывают все пожелания арендатора.

Стоимость аренды зала для конференций

Стоимость аренды таких помещений варьируется в широком диапазоне. На ценообразование в первую очередь оказывают влияние основные параметры, которые были описаны выше, а также набор дополнительных услуг. Аренда зала для конференций в бизнес-центрах премиум-класса обойдется дороже всего. Если арендатор ограничен в средствах, то придется искать более доступные по цене помещения, которые находятся в офисных зданиях и гостиницах. Для экономии придется отказаться от дополнительных услуг и заказывать помещение заранее (за месяц или два) до намеченного мероприятия.

Стоимость аренды зависит и от того, на какой период заказывается помещение: чем больше этот срок – тем лучше. Если вы хотите сэкономить, планируйте проведение мероприятия на летние месяцы. Дело в том, что в этот период времени увеличивается спрос на открытые площадки, а на закрытые – падает. Соответственно, падает и стоимость аренды конференц-залов.

Чтобы минимизировать затраты на услугу, нет никакого смысла самостоятельно искать помещение и договариваться с арендодателем, гораздо выгоднее и удобнее поручить эту задачу посреднику. Дело в том, что такие компании имеют обширную базу данных-конференц-залов, поэтому могут подобрать оптимальный вариант, который удовлетворит арендатора по всем параметрам. Кроме того, компании-посредники имеют долгосрочные взаимоотношения с арендодателями, поэтому предоставляют возможность заключать договор об аренде на более привлекательных условиях. При этом важно правильно выбрать фирму, которая будет оказывать посреднические услуги. В процессе выбора нужно учитывать репутацию компании (можно изучить отзывы в интернете), стаж работы в отрасли, перечень предлагаемых помещений и другие аспекты. Например, в Санкт-Петербурге помощь в аренде конференц-зала оказывает компания «Золотой ключ и Ко». Специалисты фирмы имеют большой опыт в этой сфере, они организовывали самые крупные мероприятия (в том числе и с участниками из других государств). Благодаря опыту и сотрудничеству с владельцами таких помещений аренда конференц-зала не составит никаких проблем (все заботы по поиску помещения и оформлению договора берут на себя сотрудники компании-посредника).

Аренда зала для конференций быстро, дешево и удобно

Компания «Золотой ключ и Ко» поможет с арендой зала для конференций как в городе, так и за его пределами. Мы можем быстро найти помещение или открытую площадку любой вместительности, что позволяет проводить любые мероприятия. Стоимость аренды определяется в индивидуальном порядке в зависимости от уровня помещения, набора дополнительных услуг и количества приглашенных. В любом случае цена услуги окажется значительно ниже, чем при самостоятельном поиске помещения. Чтобы узнать более детальную информацию об аренде зала для конференции, свяжитесь с нашими представителями по телефону или оформите заявку прямо на сайте.